Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzić pełną dokumentację PPOŻ. O zabezpieczeniach przeciwpożarowych myśli się często już w fazie projektu, planów przebudowy bądź adaptacji budynku. W takim wypadku konieczne są uzgodnienia projektów budowlanych z rzeczoznawcą ds. zabezpieczeń przeciwpożarowych. W wyjątkowych przypadkach niezbędne okazać się mogą ekspertyzy techniczne w celu uzyskania zgody na odstępstwo od przepisów.
Zarówno projekty jak i prowadzenie dokumentacji należy oddać w ręce specjalistów posiadających uprawnienia. Podobnie w przypadku sporządzenia operatu przeciwpożarowego, czyli dokumentu określającego warunki ochrony przeciwpożarowej instalacji i miejsca, w którym magazynowane są odpady. Operat powinien być uzgodnione z Komendantem Państwowej Straży Pożarnej.
Prawidłowo przygotowana dokumentacja PPOŻ powinna zawierać odpowiednie elementy. Powinny w niej znaleźć się m. in.: instrukcje stanowiskowe jak instrukcja przeciwpożarowa ogólna czy instrukcja postępowania na wypadek pożaru lub innego miejscowego zagrożenia.
W dokumentacji przeciwpożarowej powinna sie znaleźć także instrukcja bezpieczeństwa pożarowego. Jest to dokument,, który należy aktualizować nie rzadziej niż raz na dwa lata. Przejrzysta forma instrukcji powinna być ogólnie dostępna i dobrze widoczna. Umożliwi to pracę ekipom ratunkowym.
W widocznym miejscu powinny znajdować się również oznaczenia drogi ewakuacyjnej. Plany ewakuacji obiektu są niezbędne w każdym miejscu pracy i innych budynkach użyteczności publicznej. Powinny być częścią instrukcji bezpieczeństwa pożarowego.
Dokumentacja powinna obejmować także ocenę zagrożenia wybuchem. Ta analiza informuje czy i które pomieszczenia należą do grupy zagrożonych wybuchem. Analiza bezpieczeństwa pożarowego i wybuchowego obiektu powinna zawierać graficzne przedstawienie stref zagrożenia wybuchem. Opracowanie takiej analizy wynika wprost z Rozporządzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z 2010 r. w sprawie minimalnych wymagań, dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, związanych z możliwością wystąpienia w miejscu pracy atmosfery wybuchowe.
Jedną z form zabezpieczenia przed pożarem są scenariusze pożarowe. Według definicji zgodnej z rozporządzeniem MSWiA z 2015 r. w sprawie uzgadniania projektu budowlanego pod względem ochrony przeciwpożarowej jest to opis sekwencji możliwych zdarzeń dla danego miejsca wystąpienia pożaru lub obszaru jego oddziaływania (zarówno strefy pożarowej jak i strefy dymowej). Przystępując do ich tworzenia należy wziąć pod uwagę kilka ważnych czynników. Istotne mogą okazać się między innymi:
W scenariuszu pożarowym powinny znaleźć opisy sposobu funkcjonowania urządzeń przeciwpożarowych i innych środków zabezpieczenia przeciwpożarowego jak również rozwiązania organizacyjne umożliwiające pełną funkcjonalność zabezpieczeniom.
Do najczęściej występujących instalacji przeciwpożarowych należą systemy wentylacji i zapobiegania zadymianiu, systemy sygnalizacji pożarowej – świetlnej i dźwiękowej, instalacje gaśnicze (tryskaczowe, zraszające i pianowe) oraz instalacje i zawory hydrantowe.
Ze względu na fakt, że urządzenia i instalacje przeciwpożarowe chronią życie oraz mienie, powinno się zadbać o to aby miały wysoki stopień skuteczności, a nie tylko spełniały minimalne progi formalne.
