Efektywna archiwizacja akt osobowych zapewnia łatwość w odnajdywaniu potrzebnych danych, porządek w firmie, a także bezpieczeństwo danych. Czytaj dalej, jeśli chcesz poznać najlepsze praktyki i uzyskać kilka porad.
Przechowując dokumenty pracowników, trzeba pamiętać o zachowaniu porządku, a także o tym, aby zadbać o bezpieczeństwo danych. Brak dbałości o te kwestie może skutkować na przykład kradzieżą tożsamości w internecie, jeśli firma korzysta z archiwum cyfrowego. Kilka ważnych informacji na ten temat znajdziesz tutaj: https://hsm-recycling.pl/pl/blog/kradziez-tozsamosci-w-internecie-jak-uniknac-wycieku-danych-w-firmie-61/. Zanim rozpoczniesz poszukiwania poradników typu archiwizacja akt osobowych krok po kroku, poznaj najlepsze praktyki:
Elektroniczne przechowywanie dokumentacji – dzięki temu dane będą bezpieczne, a wyszukiwanie potrzebnych informacji będzie przebiegać sprawnie. Archiwum cyfrowe jest również doskonałym sposobem na oszczędność miejsca w firmie.
Korzystanie z pomocy profesjonalistów – warto postawić na współpracę z doświadczoną firmą, która przygotuje funkcjonalne archiwum cyfrowe zapewniające bezpieczeństwo ważnych danych.
Pilnowanie terminów – niektóre dokumenty można przechowywać krócej, a inne dłużej. Należy przestrzegać przepisów w tym zakresie.
We wpisie https://hsm-recycling.pl/pl/blog/jak-poprawnie-archiwizowac-dokumenty-65/ dostępne są informacje dotyczące prawidłowej archiwizacji dokumentów. Omówione są tam zasady, miejsca przechowywania i okresy retencji.
Jeśli chodzi o terminy przechowywania dokumentacji firmowej, warto poznać odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania:
Jak długo przechowywać listy obecność?
– Trzeba przechowywać je przez 10 lat od dnia ich sporządzenia.
Jak długo przechowywać wnioski urlopowe?
– Należy przechowywać je przez 10 lat od dnia zakończenia współpracy z pracownikiem.
Jak długo przechowywać księgi rachunkowe?
– Księgi rachunkowe powinno się przechowywać przez co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym je zatwierdzono.
Jak długo przechowywać dokumenty związane z inwentaryzacją?
– Tego rodzaju dokumenty trzeba przechowywać przez okres 5 lat.
Jak długo przechowywać dokumenty związane z reklamacjami?
– Dokumenty związane z reklamacjami powinno się przechowywać do roku po upływie rękojmi lub rozliczenia gwarancji.
We wpisie https://hsm-recycling.pl/pl/blog/ile-czasu-nalezy-przechowywac-listy-obecnosci-66/ znajdziesz więcej przydatnych informacji dotyczących archiwizacji dokumentów w firmie.
