Jakie formalności organizacyjne czekają przedsiębiorców przed wdrożeniem fakturowania elektronicznego?

Od kiedy w tytule przelewu trzeba będzie wskazywać identyfikator otrzymanej faktury?

Przedsiębiorcy zastanawiający się, numer KSeF w przelewie od kiedy będzie obowiązkowy, powinni wiedzieć, że obecnie nie ma jeszcze obowiązku podawania numeru identyfikującego fakturę ustrukturyzowaną podczas dokonywania płatności, jednak od 1 stycznia 2027 roku nabywcy będący czynnymi podatnikami podatku od towarów i usług będą zobowiązani wskazywać ten numer, płacąc zarówno za faktury ustrukturyzowane wystawione w systemie, jak i za faktury elektroniczne wystawione podczas awarii systemu. Obowiązek ten dotyczy sytuacji, w których obie strony transakcji są czynnymi podatnikami VAT, a płatność realizowana jest przelewem bankowym lub poleceniem zapłaty, umożliwiającym wprowadzenie odpowiedniego opisu operacji finansowej. Warto podkreślić, że sprzedawcy korzystający ze zwolnienia z podatku od towarów i usług są zwolnieni z tego obowiązku, podobnie jak faktury wystawione podczas udokumentowanej awarii systemu, dla których nie stosuje się wymogu podawania numeru identyfikującego. Poradnik Przedsiębiorcy zwraca uwagę, że w przypadku mechanizmu podzielonej płatności numer identyfikujący fakturę w systemie trzeba będzie umieścić w komunikacie przelewu, dzieląc kwotę pomiędzy rachunek VAT a rachunek rozliczeniowy zgodnie z nowymi zasadami obowiązującymi od 2027 roku. Warto już teraz zaplanować dostosowanie procesów księgowych do tego nadchodzącego obowiązku, aby uniknąć pośpiechu tuż przed jego wejściem w życie.

Czym jest formalne pismo informujące urząd o osobie upoważnionej do obsługi systemu?

Podmioty niedysponujące pieczęcią kwalifikowaną powinny poznać dokument, jakim jest zawiadomienie ZAW FA KSeF, służący do wskazania jednej osoby upoważnionej do korzystania z systemu w imieniu danego podmiotu, co ma szczególne znaczenie dla mniejszych organizacji, które nie dysponują zaawansowanymi narzędziami uwierzytelniania elektronicznego. Dokument ten składają przede wszystkim podmioty niebędące osobami fizycznymi, nieposiadające pieczęci kwalifikowanej zawierającej numer identyfikacji podatkowej, w tym typowo spółki prawa handlowego, a także jednostki organów egzekucyjnych oraz jednostki samorządu terytorialnego. Warto podkreślić, że przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, dysponujący profilem zaufanym, zazwyczaj nie potrzebują składania tego zawiadomienia, ponieważ mogą uwierzytelnić się w systemie w prostszy sposób. Poradnik Przedsiębiorcy wyjaśnia, że po uzyskaniu dostępu do systemu przez pierwszą upoważnioną osobę, może ona samodzielnie nadawać dalsze uprawnienia kolejnym pracownikom bezpośrednio w systemie, bez konieczności składania kolejnych papierowych zawiadomień. Warto zaznaczyć, że dokument ten składa się we właściwym dla podatnika urzędzie skarbowym, zarówno w formie papierowej osobiście lub listownie, jak i elektronicznie przez skrzynkę podawczą urzędu, przy zachowaniu podpisu elektronicznego osób uprawnionych do reprezentacji podmiotu.

O czym trzeba pamiętać, pobierając dokumenty sprzedażowe otrzymane w systemie?

Przedsiębiorcy zastanawiający się, jak pobrać fakturę z KSeF, mogą to zrobić na dwa sposoby, logując się do aplikacji systemu, wybierając listę faktur, a następnie odpowiedni rodzaj dokumentu, sprzedażowy lub zakupowy, albo korzystając z programu księgowego zintegrowanego z systemem, automatycznie wykrywającego oraz pobierającego nowe dokumenty bez konieczności ręcznego logowania się do aplikacji. Warto podkreślić, że wśród prawidłowo wystawionych faktur mogą znaleźć się również dokumenty, w których wystawca popełnił błąd, dlatego przedsiębiorca powinien każdorazowo dokładnie zweryfikować otrzymane dokumenty przed ich dalszym przetwarzaniem w swojej księgowości. Poradnik Przedsiębiorcy zwraca uwagę, że nieuczciwe podmioty mogą celowo wystawiać faktury na niewłaściwe podmioty, licząc na to, że pomyłka pozostanie niezauważona i zostanie opłacona bez dodatkowej weryfikacji przez nieuważnego odbiorcę. Warto przed przetworzeniem każdego dokumentu sprawdzić, czy rzeczywiście doszło do opisanej w nim transakcji, czy dane na fakturze są prawidłowe oraz czy wskazane kwoty odpowiadają faktycznym ustaleniom pomiędzy stronami. Przypominamy również, że obowiązek korzystania z systemu obejmuje od 1 lutego 2026 roku dużych podatników, a od 1 kwietnia 2026 roku pozostałych przedsiębiorców, natomiast do końca 2026 roku faktury poniżej 10 tysięcy złotych miesięcznie mogą pozostać poza systemem.