Wdrożenie elektronicznego fakturowania zmienia nie tylko sposób dokumentowania sprzedaży, ale również codzienną organizację pracy w firmie. Przedsiębiorcy muszą poznać zasady rozliczania przedpłat w nowym formacie, zdecydować, którzy pracownicy będą mieli dostęp do systemu, oraz zrozumieć, że dotychczasowy sposób numerowania dokumentów wciąż obowiązuje mimo nowego mechanizmu identyfikacji. Poniżej wyjaśniamy te trzy zagadnienia w oparciu o aktualne przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz rozporządzenia regulującego korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur.

Faktura zaliczkowa w KSeF oraz zasady jej rozliczania

Otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi powoduje powstanie obowiązku podatkowego już w momencie wpływu środków, dlatego sprzedawca musi udokumentować to zdarzenie odpowiednim dokumentem. Faktura zaliczkowa w KSeF wystawiana jest według struktury logicznej FA(3), która wymaga uwzględnienia szczegółowego zakresu danych odnoszących się do otrzymanej przedpłaty. Dokument zostaje uznany za wystawiony w momencie przesłania do systemu i przyjęcia przez niego, a wraz z tym otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny służący do powiązania go z pozostałymi dokumentami danej transakcji. Charakterystycznym elementem takiej faktury jest pole określające datę otrzymania zapłaty, jeśli różni się ona od daty wystawienia dokumentu, oraz oznaczenie rodzaju faktury symbolem ZAL, właściwym dla dokumentów potwierdzających wpłatę przed realizacją świadczenia. Gdy jedna faktura obejmuje więcej niż jedną zaliczkę, w strukturze logicznej wykorzystywany jest specjalny element umożliwiający wielokrotne wskazanie dat i kwot poszczególnych wpłat. Pominięty zostaje wówczas element odnoszący się do zamówienia w przypadkach, gdy dokument zawiera pełne dane transakcji, natomiast w typowej fakturze zaliczkowej element ten pozostaje wypełniony.

Przepisy przewidują wyjątek od obowiązku wystawienia odrębnego dokumentu, jeżeli zaliczka oraz dostawa lub usługa następują w tym samym miesiącu kalendarzowym. W takiej sytuacji informacje o wpłacie ujmowane są bezpośrednio w fakturze końcowej, bez potrzeby tworzenia osobnego dokumentu zaliczkowego. Jeśli jednak otrzymana przedpłata nie obejmuje całej należności, dokument wystawiany po zrealizowaniu transakcji musi uwzględniać rozliczenie wcześniej otrzymanych wpłat poprzez pomniejszenie podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku o wartości wykazane w fakturach zaliczkowych. Faktura rozliczeniowa otrzymuje oznaczenie ROZ, a w przypadku otrzymania stu procent należności przed wykonaniem usługi wystawienie dodatkowego dokumentu rozliczeniowego nie jest obowiązkowe, choć podatnik może zdecydować się na jego sporządzenie z wartościami zerowymi. Powiązanie poszczególnych dokumentów odbywa się poprzez numery identyfikujące faktury w systemie, ponieważ to one stanowią podstawę prawidłowego rozliczenia transakcji obejmującej kilka wpłat. Posługiwanie się wyłącznie numeracją wewnętrzną stosowaną przez podatnika nie jest wystarczające do poprawnego powiązania dokumentów w strukturze elektronicznej. Nieprawidłowe wskazanie tych powiązań może prowadzić do błędnego wykazania podstawy opodatkowania, dlatego księgowi i osoby odpowiedzialne za fakturowanie powinny zwracać szczególną uwagę na kompletność danych przekazywanych do systemu przy każdej transakcji rozliczanej etapowo.

Upoważnienie do KSeF i niezmienność numeracji wewnętrznej

Możliwość wystawiania i odbierania dokumentów w imieniu podatnika może zostać przekazana innej osobie, w tym zatrudnionemu pracownikowi. Upoważnienie do KSeF funkcjonuje w dwóch wariantach, jako uprawnienie bezpośrednie przyznawane np. osobie zatrudnionej w firmie, oraz jako uprawnienie pośrednie przekazywane innemu podmiotowi, na przykład pracownikowi biura rachunkowego obsługującego daną działalność. Zakres takich uprawnień obejmuje wystawianie lub dostęp do faktur ustrukturyzowanych, możliwość fakturowania w ramach samofakturowania oraz w niektórych przypadkach prawo do nadawania dalszych uprawnień kolejnym osobom. Procedura przekazania dostępu odbywa się drogą elektroniczną poprzez oprogramowanie interfejsowe albo, w przypadku podmiotów niemających możliwości uwierzytelnienia się, poprzez złożenie papierowego zawiadomienia ZAW-FA do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Zgłoszenie wymaga podania danych identyfikacyjnych podatnika oraz osoby fizycznej otrzymującej dostęp, w tym numeru identyfikacji podatkowej lub numeru PESEL, a w razie ich braku daty urodzenia oraz numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość. Ministerstwo Finansów wyjaśniało, że zakres przekazanych kompetencji może być wąski lub szeroki, a jedna osoba może otrzymać pełny dostęp obejmujący wystawianie dokumentów i zarządzanie uprawnieniami innych pracowników, podczas gdy inna grupa może mieć ograniczony dostęp wyłącznie do przeglądania faktur kosztowych.

Niezależnie od tego, kto faktycznie operuje systemem, dotychczasowy sposób oznaczania dokumentów pozostaje niezmienny. Numeracja faktur w KSeF dotyczy wyłącznie identyfikacji dokumentu wewnątrz systemu teleinformatycznego, a nie zastępuje numeru nadawanego przez podatnika zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Każda faktura musi zawierać kolejny numer w ramach jednej lub więcej serii, zapewniający ciągłość ewidencjonowania oraz jednoznaczną identyfikację dokumentu, a obowiązek ten istniał już przed wprowadzeniem fakturowania elektronicznego. Numer przydzielany automatycznie przez system stanowi dodatkowe oznaczenie służące wyłącznie do identyfikacji faktury w KSeF i zwracane jest w urzędowym poświadczeniu odbioru, natomiast nie wpływa na regulamin czy schemat numeracji stosowany dotychczas przez przedsiębiorcę. W praktyce oznacza to, że rozpoczęcie korzystania z systemu w trakcie roku podatkowego nie wymusza modyfikacji przyjętej wcześniej serii numeracyjnej. Sprzedawca powinien jednak przechowywać numer identyfikujący fakturę w systemie, ponieważ jest on niezbędny przy ewentualnym wystawianiu faktur korygujących, a dostęp do dokumentu w KSeF możliwy jest właśnie poprzez podanie tego numeru w połączeniu z numerem faktury, danymi nabywcy oraz kwotą należności. Portal Poradnik Przedsiębiorcy regularnie aktualizuje treści dotyczące tych zagadnień, pomagając przedsiębiorcom i biurom rachunkowym wdrożyć procedury zgodne z aktualnymi przepisami, a osoby zainteresowane szczegółowymi wytycznymi mogą na bieżąco korzystać z materiałów eksperckich publikowanych przez Poradnik Przedsiębiorcy.