Jak ustalić datę wystawienia faktury w KSeF?

Z Krajowego Systemu e-Faktur przedsiębiorcy będą korzystać obowiązkowo od 1 lutego 2026 roku. W tym temacie przedsiębiorcy mają wiele wątpliwości, które omówić można ze specjalistami. Program pozwala na centralizację dokumentacji dotyczącej dokonywanych transakcji w jedno miejsce, korzystając z faktur strukturalnych. Jak ustalić datę wystawienia faktury? Czym jest samofakturowanie i jakie daje możliwości? Czy należy wystawiać e-faktury w przypadku najmu okazjonalnego? Sprawdźmy!

Data wystawienia faktury w KSeF

Krajowy System e-Faktur w przyszłym roku stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorców. KSeF - ile czasu na wystawienie faktury? Ustawa wskazuje, że faktura ustrukturyzowana jest uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. To oznacza, że data wygenerowania faktury w systemie zewnętrznym nie jest jednoznaczna z tym, że faktura uległa wystawieniu! Jednym z ważniejszych pól struktury dokumentu jest P_1, które odnosi się do daty wystawienia faktury. To pole należy uzupełnić podczas wysyłki faktury do Krajowego Systemu e-Faktur. Z kolei pole Data Wytworzenia Fa ma charakter techniczny - jest generowana przez system w trakcie tworzenia faktury. Dzięki temu wiemy, że data wytworzenia faktury w księgowym systemie i data wystawienia faktury strukturalnej mogą się różnić.

Samofakturowanie w KSeF

Kolejnym ważnym zagadnieniem dla wielu przedsiębiorców jest samofakturowanie a KSeF. Jeżeli nabywca chce samodzielnie wystawiać faktury sprzedaży, należy spełnić dodatkowe warunki. Pozwalają one zabezpieczyć sprzedawcę, zwłaszcza że nie każdy podmiot może wystawiać w jego imieniu faktury sprzedaży. Zgodnie z przepisami wiadomo, że podmiot nabywający towary od podatnika, ma możliwość wystawiania w jego imieniu na jego rzecz faktury:

• Zaliczkowe, wskazane w art. 106 b ust. 1 pkt ustawy o VAT
• Dokumentujące dokonanie sprzedaży przez podatnika na rzecz tego podmiotu
• Dokumentujące świadczenie usług lub dostawę towarów wskazanych w art. 106a pkt 2 lit. b ustawy o VAT (gdy miejscem świadczenia usług jest teren trzeciego kraju)

O czym jeszcze pamiętać? Istotne jest to, że nabywca i sprzedawca powinni zawrzeć umowę dotyczącą wystawiania faktur w ramach samofakturowania. W niej wskazuje się procedurę zatwierdzania konkretnych faktur przez osobę sprzedającą.

Najem prywatny a KSeF

W wielu przypadkach użytkowników systemu interesuje także najem prywatny a KSeF. Umowa najmu jest związana z odpłatnym świadczeniem usług, jednak w praktyce nie musi od razu oznaczać konieczności odprowadzenia podatku VAT. Istnieją bowiem zwolnienia od podatku, które wskazano w ustawie o VAT. Dotyczą one głównie wynajmowania lub wydzierżawiania nieruchomości o charakterze mieszkalnym lub części nieruchomości, na własny rachunek, na cele mieszkaniowe lub na rzecz społecznych agencji najmu. Dodatkowo usługi najmu korzystają z podmiotowego zwolnienia wtedy, gdy wartość sprzedaży nie jest większa niż 200 tysięcy złotych w poprzednim roku podatkowym (limit ten obowiązuje w 2025 roku, a od kolejnego roku będzie to do 240 tysięcy złotych). Jeśli chodzi o najem okazjonalny, w takiej sytuacji obowiązek podatkowy powstanie wraz z chwilą wystawienia ustrukturyzowanej faktury, czyli w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur (o ile nie dojdzie do tego przed upływem terminu płatności). 

Od kiedy KSeF stanie się obowiązkowy? System ten będzie konieczny od 1 lutego 2026 roku dla dużych podmiotów z obrotami ponad 200 mln złotych w poprzednim roku i od 1 kwietnia 2026 dla wszystkich podmiotów. Warto zapamiętać te daty i już teraz zapoznawać się z funkcjonalnościami systemu oraz korzystać z niego w swojej firmie. Krajowy System e-Faktur może stanowić spore ułatwienie dla wielu przedsiębiorców, zwłaszcza że jest prosty w obsłudze i daje do dyspozycji wiele funkcji. Termin wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF był już kilkukrotnie przekładany, jednak teraz wiemy, że następnych zmian w datach nie będzie. Jako przedsiębiorcy musimy zatem dopasować swoją działalność do systemu, ciesząc się nowymi możliwościami!